จะใช้เป็นหลักฐานในการเบิกค่าใช้จ่ายกับต้นสังกัด หรือเป็นหลักฐานยืนยันการซื้อขายสินค้าและความเป็นเจ้าของสินค้า ในกรณีที่มีบริการลูกค้าหลังการขาย หรือเป็นหลักฐานในการขอรับคืนภาษีมูลค่าเพิ่มตามเงื่อนไข แต่โดยหน้าที่แล้ว ผู้ประกอบการจดทะเบียนจะต้องออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบให้กับลูกค้าเมื่อมีการส่งมอบสินค้าเสมอ
1. ในกรณีขายสินค้าเงินเชื่อ ผู้ขายจะต้องส่งมอบใบกำกับภาษีให้ผู้ซื้อเมื่อไร ในการขายสินค้าเงินเชื่อ ผู้ซื้อจะได้รับสินค้าไปก่อนแล้วจึงกลับมาชำระเงินภายหลังในเวลาที่กำหนด โดยมากพบว่าผู้ขายสินค้าเงินเชื่อ มักส่งมอบเพียงสำเนาใบกำกับภาษี / ใบส่งของให้กับผู้ซื้อเมื่อมีการส่งมอบสินค้า ส่วนใบกำกับภาษีตัวจริงผู้ขายยังเก็บไว้เป็นหลักฐาน จนกว่าผู้ซื้อจะชำระค่าสินค้าครบถ้วน
นักบัญชีท่านทราบ หรือไม่ว่า การกระทำเช่นนี้ไม่ถูกต้องตามกฎหมาย ผู้ขายจะต้องส่งมอบต้นฉบับใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อทันทีที่มีการส่งมอบสินค้า หากผู้ขายต้องการ เก็บต้นฉบับใบส่งของไว้เพื่อเป็นหลักฐานในการฟ้องร้องหากผู้ซื้อไม่ชำระค่า สินค้าตามที่ตกลงกันไว้ ผู้ขายไม่ควรรวมใบกำกับภาษีกับใบส่งของอยู่ในฉบับเดียวกัน แต่ควรแยกและส่งมอบต้นฉบับใบกำกับภาษีพร้อมสำเนาใบส่งของให้กับผู้ซื้อเมื่อ มีการส่งมอบสินค้า และให้เก็บต้นฉบับใบส่งของไว้เป็นหลักฐานแทน
2. ในกรณีที่ต้องการออกใบกำกับภาษีเป็นเอกสารชุดรวมกับเอกสารการค้าอื่น มีข้อกำหนดอย่างไร เพื่อความชัดเจนของเอกสารที่ออกเป็นชุดรวมกับเอกสารการค้าอื่น เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ โดยใบกำกับภาษีไม่ใช่เอกสารฉบับแรกจะต้องมีข้อความที่ตีพิมพ์ด้วยระบบคอมพิวเตอร์เท่านั้นกำกับไว้ให้ชัดเจน จะประทับด้วยตรายาง เขียนด้วยหมึก พิมพ์ดีด หรือวิธีการอื่นไม่ได้เลย
3. หากธุรกิจผู้ประกอบการจดทะเบียนมีขนาดใหญ่ แบ่งเป็นหลายสาขา และใช้ใบกำกับภาษีเป็นแบบฟอร์มเดียวกัน ต้องทำอย่างไร กรณีที่มีธุรกิจแบ่งเป็นหลายสาขา ในทางบัญชีแล้วใบกำกับภาษีดังกล่าวจะต้องมีข้อความว่า “สาขาที่ออกใบกำกับคือ...” ประกอบทุกฉบับ
4. หากเป็นธุรกิจสถานบริการน้ำมัน ในการออกใบกำกับภาษีจำเป็นต้องระบุเลขทะเบียนรถยนต์ด้วยจริงหรือ ถูกต้องค่ะ ตามกฎหมายว่าด้วยรถยนต์ ระบุให้สถานบริการน้ำมัน ที่ได้ขายน้ำมันเชื้อเพลิงหรือได้ขายสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับรถยนต์จะต้องระบุ "เลขทะเบียนรถยนต์" ไว้ในใบกำกับภาษีด้วย โดยจะเป็นการพิมพ์ การเขียนด้วยลายมือ หรือประทับตรายางก็ได้
5. ในกรณีที่ต้องการออกใบกำกับภาษีเป็นหน่วยเงินตราต่างประเทศ ต้องมีข้อกำหนดอย่างไร เมื่อได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรให้ออกใบกำกับภาษีเป็นหน่วยเงินตราต่าง ประเทศ จะต้องระบุอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นเงินตราไทยไว้ในใบกำกับภาษี โดยใช้อัตราแลกเปลี่ยนอ้างอิงประจำวันที่ธนาคารแห่งประเทศไทย ประกาศไว้เป็นอัตราแลกเปลี่ยนของวันถัดไป ตามมาตรา 9 แห่งประมวลรัษฎากร
บทความโดย : www.ezyjob.com
ประกาศบทความโดย : http://www.tacthai.com
